IBM ontwerpt zijn computersystemen en andere kantoormachines op diverse plaatsen in de wereld en produceert de produkten vervolgens ook op verschillende, wereldwijd gevestigde lokaties. Ook wordt een belangrijk deel van de produktie uitbesteed aan overal in de wereld gevestigde toeleveranciers. Zowel de IBM-fabrieken als de toeleveranciers bouwen de diverse onderdelen volgens IBM-specificaties en op een door IBM gecontroleerde wijze. Op die manier produceert het concern tegen de laagst mogelijke kosten en het hoogst mogelijke kwaliteitsniveau.

Ook de verzending van de goederen gebeurt volgens IBM-voorschriften. De (transport)verpakkingen worden tegelijk met de ontwikkeling van een nieuw produkt ontworpen en in opdracht van IBM toegepast door elke leverancier. Zowel door de toeleveranciers als de IBM-fabrieken. Alle goederen komen vanuit alle mogelijke plaatsen op de wereld naar Amsterdam/Westpoort. Van daaruit distribueert het concern de goederen naar afnemers zoals importeurs en/of dealers en interne IBM-klanten zoals de assemblagefabriek in Schotland, het Europees genoemde maar wereldwijd distribuerende centrale bevoorradingsmagazijn voor reserve-onderdelen in Amsterdam, Central Ordering Point (COP) of IBM-vestigingen in Amerika, het Midden-Oosten en Afrika.

Complex

Het managementsysteem is daardoor tamelijk complex. IBM beschikt in Westpoort over een managementapparaat dat zich primair bemoeit met het aanvoerproces vanuit de verschillende IBM-fabrieken en andere toeleveranciers, het regelen van de douane-faciliteiten bij im- en export, het aansturen van de opslag en van de customization van bepaalde produkten alsmede met het transport naar de afnemers. Theo in den Bosch, de import en customsmanager van IBM Benelux, is verantwoordelijk voor het logistieke traject vanaf het moment dat een ergens in de wereld gevestigde IBM-fabriek of toeleverancier aan hem meldt dat de bestelde goederen gereed liggen voor transport. ,,Het klaarzetten van die goederen en het verpakken ervan gebeurt dus op een door IBM gestandaardiseerde wijze.” Daar bemoeit In den Bosch zich alleen mee als bijvoorbeeld bij aankomst blijkt dat de goederen ondeugdelijk zijn verpakt en daardoor transportschade hebben opgelopen.

Maar In den Bosch zorgt wel voor het transport van de goederen naar Westpoort. Hij heeft daarbij de keuze uit wegtransport voor de korte afstanden in Europa, zeevervoer voor de goederen waarbij dit uit kostenoogpunt toepasbaar is of luchtvracht. Hij merkt op dat er toch tamelijk veel gebruik wordt gemaakt van luchtvervoer door allerlei oorzaken, zoals een plotseling gestegen vraag naar bepaalde onderdelen of het snel aanvullen van de voorraden.

Alle goederen voor IBM komen in principe aan in de havens van Rotterdam en/of Antwerpen of op Schiphol. ,,Wij hebben met Air Express International een contract voor het vrijmaken van de goederen en het vervoer ervan naar Westpoort”, aldus In den Bosch. AEI besteedt dit in overleg met IBM uit aan transportbedrijf Nagel in Hoofddorp. Nagel zorgt er voor dat alle vrachtdocumenten van de (meestal ’s nachts of de vorige dag) aangekomen goederen in de vroege ochtend bij IBM in Westpoort worden afgeleverd. In de loop van die ochtend volgen dan de colli en vindt de fysieke inslag plaats.

In den Bosch: ,,Dat fysieke gedeelte voert Nedlloyd Districenters Westpoort bv voor ons uit.” NDC Westpoort neemt de goederen in ontvangst, maar controleert eerst of alles in de juiste hoeveelheden en goede staat aanwezig is. Tijdens die controle worden de gegevens van de fysiek ontvangen goederen in het administratieve systeem van IBM ingevoerd. Min of meer tegelijkertijd heeft de afdeling import van IBM de van Nagel ontvangen documentatie over de zending in het systeem opgenomen. De computer voert nu een vergelijking (matching) uit. ,,Als blijkt dat de informatie over de zending en de fysieke inhoud overeenkomen, genereert het computersysteem een zogeheten customs clearance report plus etiketten waarop wordt aangegeven waar elk collo moet worden afgeleverd”, aldus In den Bosch. Enerzijds worden met deze gegevens de administratieve dossiers van IBM gecompleteerd voor onder meer douanecontroles, anderzijds krijgt NDC Westpoort daarmee de goederen beschikbaar voor de volgende fase in het proces. Overigens wordt uitsluitend datgene dat fysiek door IBM is ontvangen, aan de douane gemeld. Het concern heeft op basis van deze werkwijze een Entrepot E-vergunning gekregen, zodat IBM zelf de douane-afhandeling kan verzorgen.

De volgende fase in het fysieke proces omvat het sorteren van de goederen naar de diverse bestemmingen. Dat kan zijn het directe doorzenden van goederen naar de interne IBM-klanten zoals het eerder genoemde COP of het European Repair Centre van IBM in Amsterdam, maar ook het beschikbaar stellen van de goederen aan het International Logistics Centre (ILC). Met name dit ILC is de opdrachtgever van Nedlloyd Districenters Westpoort, die voor IBM onder meer de opslag en het distributie-gereedmaken van de goederen verzorgt alsmede de eerdergenoemde ‘customization’.

Strategisch

De werkzaamheden vinden plaats in het door IBM en NDC als partners opgezette, 42.000 vierkante meter grote pand aan Scharenburg 1 in Amsterdam/Westpoort. De keuze van de lokatie is een strategische. Ten eerste doordat Amsterdam/Westpoort gemakkelijk bereikbaar is over de weg en ten tweede doordat binnen een paar jaar vanaf de plaats waar dit pand aansluit op de openbare weg, de rechtstreekse snelweg van Amsterdam/Westpoort naar de luchthaven Schiphol wordt gerealiseerd.

Het gezamenlijk gebruik van een pand heeft tussen IBM en de logistieke dienstverlener geleid tot het ontstaan van een hechte relatie. Volgens NDC Westpoort-directeur Walter M. W. Biermann en IBM-logistic operations and distribution manager W. (Guy) A. J. M. Tolmeijer gaat de relatie in ieder geval verder dan het contractueel uitvoeren van opdrachten. ,,Wij stemmen voortdurend met elkaar af op welke wijze we de beste resultaten kunnen behalen”, zegt Biermann. Binnen dat overleg komt ook de aan- en afvoer van de produkten aan de orde, maar dan vooral ten behoeve van het afstemmen van bijvoorbeeld customization-werkzaamheden op de transportactiviteiten. ,,Wij organiseren het vervoer naar de afnemers namelijk volgens een soort spoorboekje”, weet In den Bosch. NDC Westpoort bemoeit zich daar niet mee maar verzorgt specifiek de in- en opslag, het orderverzamelen, customizing en gereedmaken van produkten voor distributie. ,,Daarna neemt IBM het weer van ons over”, zegt Walter Biermann.

Zowel Biermann als Tolmeijer en In den Bosch zeggen met dit concept goed uit de voeten te kunnen. ,,Het elkaar begrijpen en elkaars opvattingen waarderen, is snel gegroeid”, meent Biermann. Hij wijst er op dat bijvoorbeeld een aantal Nedlloyd-medewerkers door IBM is opgeleid, wat het werken aanzienlijk vergemakkelijkt. Deze medewerkers waken er daarbij voor niet verder te gaan met hun fabricage-werkzaamheden dan hun kennis toelaat. Biermann: ,,Als bij ons de produktkennis ontbreekt, halen we de technici van IBM er bij.”

Overloop

Het managementsysteem zorgt in feite voor een in elkaar overlopen van werkzaamheden, die nochthans duidelijk te scheiden zijn. Als de IBM-‘parts’ zijn aangekomen, wordt door NDC-medewerkers nagegaan of er verschillen bestaan tussen de administratieve inslaggegevens en de fysieke goederenstroom. Nadat de eventuele verschillen administratief door IBM zijn verwerkt, worden de toetsenborden, beeldschermen, muizen, moederborden (de centrale processor eenheden, CPU’s), stalen behuizingen, etc. in de voorraad opgenomen en door NDC-personeel in de stellingen geplaatst. Vanaf dat moment zijn de artikelen alloceerbaar voor de functie, oftewel NDC’s customization- en distributieafdelingen kunnen aan de slag.

IBM bepaalt weer welke produkten in welke aantallen en op welk moment verzonden worden naar de meer dan vijftig Europese, Afrikaanse en Euraziatische bestemmingen. Om de kennis daarvoor vroegtijdig te vergaren, onderhouden de medewerkers van de commerciele IBM-afdeling daartoe contacten met onder meer de landenimporteurs en de toeleveranciers.

Tot die contacten behoren ook het bestellen van bepaalde produkten zoals de gebruikersdocumentatie. Die documentatie wordt bij elk produkt meegeleverd. Ze wordt in principe bij het ontwerp samengesteld maar door taaldeskundigen uit alle taalgebieden van de wereld vertaald. De boekjes voor de gebruikers worden in een grafisch centrum vervaardigd en naar het NDC Westpoort gebracht om bij de apparatuur te worden gevoegd.

De customization begint met conventioneel orderverzamelen. ,,Een deel van het werk gaat overigens niet verder dan dat”, zegt Biermann. Als er bijvoorbeeld een hoeveelheid monitoren of computermuizen naar een bepaalde afnemer moet worden gezonden, bestaat het werk in het Nedlloyd-DC uitsluitend uit ‘pick and pack’-taken. De monitoren etc. worden door orderverzamelaars uit de stellingen gehaald en naar het inpakstation gebracht, waar ze weer schok- en stootvrij worden verpakt. ,,Dergelijke taken vergen verder geen speciale activiteiten van ons”, stelt de NDC Westpoort-directeur. De partij wordt gereed gezet voor verzending en zodra de door IBM bestelde vrachtwagen voor de deur van het laadperron staat, worden de (gepalletiseerde) goederen in de laadruimte van die vrachtwagen gebracht. De vrachtwagen brengt de pallets hetzij via de Noordzee-ferry naar Engeland en Ierland, hetzij naar zijn continentale Europese bestemming of naar Schiphol vanwaar verzending plaatsvindt naar de landen in Afrika, het Midden-Oosten en in een enkel geval ook naar Amerika of zelfs een Europese bestemming.

Maar als er ‘complete’ computerprodukten moeten worden geleverd, is er meer gaande. Dan worden de losse artikelen (monitoren, CPU’s, toetsenborden, printers, etc.) uit de stellingen naar de customizationlijn gebracht. Op die lijn worden onder meer de voedingskabels met de juiste stekkers aan de machines gezet en de juiste spanningswaarde afgesteld volgens de specificaties van het land van de toekomstige gebruiker. Ook worden de landenspecifieke toetsenborden bij de computer gevoegd en wordt eventueel klantspecifieke software geladen. Dit laatste komt nog wel eens voor als een grote afnemer, bijvoorbeeld een bedrijf met vele filialen, voor alle vestigingen in een keer nieuwe PC’s, netwerkterminals, printers, etc. besteld en daarbij afspreekt dat de specifieke bedrijfsprogrammatuur door IBM alvast op de harde schijf van elke PC, etc. wordt gezet. Hiervoor moeten de CPU’s afzonderlijk van die software worden voorzien en daarvoor beschikt het NDC Westpoort over een apart software-laadstation.

Nadat alle computerprodukten gereed zijn gemaakt en van de juiste documentatie in de juiste taal zijn voorzien, volgt kwaliteitscontrole. ,,Wij staan er als ‘value added’-bedrijf op dat de produkten onze vestiging gecontroleerd en in orde bevonden, verlaten.” Biermann wil tot elke prijs voorkomen dat een IBM-computer ondeugdelijk wordt bevonden als gevolg van de bemoeienissen van zijn bedrijf. ,,Wij zijn medeverantwoordelijk voor de goede werking van het eindprodukt. Het geeft een beduidende meerwaarde aan je bedrijf als je voor de eindproduktie verantwoordelijk kunt zijn, terwijl je oorspronkelijk alleen bent gericht op het verzorgen van de distributie”, meent de NDC Westpoort-directeur.

Bemoeienis

Die distributie is weer, zoals gezegd, een IBM-aangelegenheid. ,,Het NDC ontvangt voor ons de produkten, slaat ze op en zorgt er voor dat ze in de juiste hoedanigheid gereed staan voor verzending”, verduidelijkt Tolmeijer. Daar houden de bemoeienissen van het NDC Westpoort mee op. IBM regelt zelf ook het transport in het afvoertraject. Dat gebeurt ook weer met vrachtwagens waar het zendingen binnen Europa betreft en met vliegtuigen naar de overige bestemmingen. IBM heeft een scala aan vervoerders ter beschikking. ,,We maken bijvoorbeeld gebruik van de diensten van internationaal opererende wegvervoerders zoals DFDS, BMR en Frans Maas waar het gaat om het beleveren van Europese landen”, aldus Tolmeijer. Maar doordat er voor elk Europees land een contract is afgesloten met een lokale vervoerder of met een vervoerder voor een aantal bestemmingslanden, kan het gebeuren dat bijvoorbeeld voor Spanje bestemde produkten worden gehaald door een Spaanse wegvervoerder. ,,We laten de produkten inderdaad vervoeren door gespecialiseerde bedrijven en dat kunnen dus transportondernemingen uit de bestemmingslanden zijn”, bevestigt In den Bosch. Hetzelfde gebeurt op de afleverroutes in het Midden-Oosten en in Afrika. ,,We hebben via de expediteurs contacten met gespecialiseerde wegvervoerders en aircarriers in die landen en zij vervoeren de produkten naar de havens en vliegvelden van vertrek, respectievelijk naar de importeurs en/of de dealers”, weet hij. IBM zorgt wel zelf voor de vervoersdocumenten bij elke zending.

Om de zendingen te kunnen volgen, hanteert IBM ook een tracking en tracingsysteem. Samen met Nedlloyd Districenters wordt de status van elke (uitgaande) zending bewaakt. ,,Wij kunnen voortdurend van elke order de status nagaan en daarover aan IBM rapporteren”, weet Walter Biermann. Dit laatste is mede het gevolg van de wijze waarop in het DC met de goederenstroom wordt omgegaan. Door een papierloos magazijnbeheerssysteem te hanteren, houdt het NDC Westpoort zijn opdrachtgever voortdurend op de hoogte met de status van elke opdracht. Het systeem werkt met behulp van barcodes en met een on line en in real time werkend datacommunicatie (radio frequency)systeem. Daartoe zijn in het DC alle stellingen van streepjescode voorzien. Elke picklokatie heeft bovendien twee coderingen: eentje voor het aangeven van de lokatie en eentje voor de controle van activiteiten door het systeem. Biermann: ,,Alle heftrucks en de meeste orderverzameltrucks zijn toegerust met een barcodescanner en een truckterminal.” De trucks zonder gemonteerde terminal hebben een draagbare terminal met ingebouwde barcodescanner ter beschikking. Alle terminals staan via het RF-systeem continu in contact met de magazijncomputer. ,,Als een pallet met computerparts door IBM wordt overgedragen, wordt hij gescand en daarmee in het systeem opgenomen”, legt Biermann uit. De magazijncomputer kent een opslaglokatie aan de pallet toe en de truckchauffeur brengt hem naar die lokatie. De chauffeur volgt daarbij de aanwijzingen op het beeldscherm van de truckterminal.

Bij de opslaglokatie aangekomen, scant de chauffeur eerst de code van de stellingplaats en als de computer positief reageert (wat niet langer duurt dan maximaal drie seconden), zet de chauffeur de pallet op die lokatie neer. Daarna scant hij de controle-barcode, waarna het systeem de opslag bevestigt.

Het orderpicken gebeurt op min of meer dezelfde wijze. De picklijst verschijnt op het beeldscherm van de terminal, compleet met de lokaties vanwaar gepickt moet worden. De bijkomende bijzonderheid is de opdracht om de gepickte goederen naar hetzij de assemblagelijn te brengen, hetzij rechtstreeks naar de verpakkingsafdeling. Doordat de truckchauffeur door het inlezen van de stellingcode en de code van de pallet respectievelijk van de omdoos met (kleine) artikelen aan de computer bevestigt dat hij een bepaald produkt in een bepaalde hoeveelheid van de stelling heeft weggenomen, ‘weet’ de computer welke order wordt uitgevoerd. Bovendien houdt het systeem de voorraad in het DC bij aan de hand van deze informatiestroom. Zodra een produkt bij de assemblageafdeling gereed is, wordt dat via het RF-systeem aan de computer gemeld. Deze melding zorgt er voor dat IBM de voortgang van de order kan bijhouden. Hetzelfde gebeurt als produkten worden gereedgezet voor verzending en de melding komt nog eens als de pallets in de vrachtwagens zijn geladen. Vanaf dat moment neemt IBM de ’tracking en tracing’ van de zending over van het NDC Westpoort.

JAN VAN DE NES