Het luchtvervoer van bederfelijke waar en van goederen zoals textiel en elektronica-onderdelen heeft zo’n vaste plaats gekregen in de luchtvrachtwereld, dat expediteurs zich bijvoorbeeld om de verpakking van dergelijke artikelen geen zorgen meer hoeven te maken. In feite is er in de afgelopen jaren een goed geoliede organisatie binnen luchtvracht ontstaan voor dergelijke transporten. De soorten goederen en hun eigenaardigheden zijn bekend, de gewichten ervan, de afmetingen van de transportverpakkingen en ook de tijdstippen waarop ze voor vervoer worden aangeboden zijn veelal bekend. Het vervoer van dergelijke goederen is niet echt meer onderhevig aan verrassingen.

Dat ligt anders bij het vervoer door de lucht van scheepsonderdelen. Het gaat meestal om reparatie-onderdelen voor een zeegaand schip dat met panne een haven is binnengelopen of om machine-onderdelen of boorelementen voor een offshore-installatie. In beide gevallen geldt dat de operationele activiteiten wegvallen door het kapotgaan van een niet in voorraad hebbend onderdeel. Dat wegvallen van de operationele mogelijkheden kost geld. Vaak zelfs zoveel geld dat reders en oliemaatschappijen of offshore-boormaatschappijen bereid zijn de relatief hoge luchtvrachtkosten te betalen voor het snel ter plaatse hebben van het ontbrekende onderdeel.

,,Dat kan overigens van alles zijn”, zegt Tijn Middendorp, trade director bij MSAS Cargo International bv op de luchthaven Schiphol. Middendorp is in zijn ruim dertigjarige carriere bij onder meer MSAS en zijn voorgangers Nedlloyd Air Cargo en Damco Air veel scheepsonderdelen tegengekomen. ,,Van een stuk ijzer dat niet in een bepaalde kwaliteit op de stillig-lokatie te verkijgen is tot soms komplete scheepsmotoren.” Alleen kunnen die laatste units vanwege hun omvang niet altijd per luchtvracht worden vervoerd. ,,Sommige motoren zijn zo zwaar en log dat ze door de bodem van het vliegtuig zouden zakken”. Maar dat geldt voor meer artikelen. Uiteindelijk kan iets alleen per luchtvracht worden vervoerd als het past in het type vliegtuig dat op de luchthaven van bestemming kan landen en ook ter plaatse kan worden geladen en gelost of tilbaar is. Bovendien moet zoveel mogelijk van tevoren bekend zijn welke afmetingen het heeft met het oog op het beladingsplan van het vliegtuig. ,,We moeten bijvoorbeeld weten of een zending groter is dan een pallet”, aldus Middendorp. Ofte wel of de lading eventueel over de pallet heensteekt. Want dat beinvloedt de mogelijkheden van het beladen van het vliegtuig.

Maar meer nog dan dat is het in te zetten type vliegtuig van belang. In ontwikkelingslanden maar ook in Europa, waar vaak veel kleine velden in de buurt van een havenplaats liggen, kan dat een probleem zijn. Wat op Schiphol gemakkelijk in een B747 past, blijkt wel eens niet afgeleverd te kunnen worden op een luchthaven nabij de zeehaven waar het vrachtschip werkloos ligt of het bevoorradingsschip van het booreiland ligt te wachten.

,,Als de landingsbaan in de nabijheid van die haven geen grote vliegtuigen kan herbergen en het verzonden onderdeel niet in het laadruim past van een kleiner type vliegtuig, dat wel die eindbestemming kan bereiken, hebben we een probleem”, zegt Middendorp. Er tegelijkertijd aan toevoegend dat hij vindt dat de ‘forwarder’ er wel voor aangesteld is om dat probleem op te lossen. ,,Hij zal zelfs proberen een klein wonder te laten geschieden. Hij zal in ieder geval iets bedenken waardoor de zending toch met luchtvracht mee kan.”

Een van de middelen daartoe is het van tevoren proberen zo’n probleem te vermijden door via het wereldwijde netwerk van de forwarder het juiste vliegtuig in te zetten voor dat laatste traject. Middendorp: ,,Al geven wij er in onze organisatie wel de voorkeur aan dat de vracht rechtstreeks naar de eindbestemming wordt gevlogen.”

Teleurstelling

Toch kan het op een teleurstelling uitdraaien voor de reder of de boormaatschappij en uiteraard op forse verlieskosten voor hen als de zending niet per luchtvracht vervoerd blijkt te kunnen worden. Want als zo’n scheepsmotor uit het voorbeeld of een voor het kleine type vliegtuig te lang, te breed of te hoog zijnd pakket alsnog per zeevracht moet worden verzonden, gaan er vaak weken overheen voordat de reparatie kan worden uitgevoerd. Al die tijd verdient de reder niets, gaan zijn kosten door en wellicht eist zelfs de eigenaar van de scheepslading een schadevergoeding.

,,Dat is nou overigens precies waarom er zoveel goederen juist wel per luchtvracht worden vervoerd”, weet B. J. Box, directeur van MSAS Cargo International. Hij wijst er op dat de meeste opdrachtgevers voor het vervoer van scheepsonderdelen juist de rederijen en de exploiterende olie- en/of offshore boormaatschappijen zijn. Slechts zelden zijn het de reparatiewerven in den vreemde, waar het schip zijn heil heeft gezocht. ,,Als een schip met panne een haven binnenloopt, heeft de kapitein dat al via de radio besproken met zijn reder of eventueel via zijn agent met de reder.”

De reder of de agent hebben vervolgens afspraken gemaakt met de scheepswerf ter plaatse en geinformeerd of het kapotte onderdeel lokaal verkrijgbaar is of te repareren valt. ,,Maar meestal is dat niet het geval”, aldus Box.

De reden daarvoor is bijna altijd dat een reparatiescheepswerf in een ontwikkelingsland nauwelijks over voorraden beschikt. Werklui zijn er genoeg en vaak zijn die ook wel in staat – al dan niet onder leiding van de scheepstechnici – de reparatie naar behoren uit te voeren. Maar de onderdelen zijn niet bij de werf te verkrijgen en ook niet elders in de havenplaats. Dat wetende, neemt de rederij al voordat het schip de bewuste haven binnenloopt, contact op met een leverancier van de benodigde onderdelen. Dat is nogal vaak een leverancier in Nederland of het Verenigd Koninkrijk. Nederlandse metaalbedrijven blijken volgens Middendorp goede onderdelen te maken voor schepen en boorinstallaties, terwijl veel offshore-artikelen op de ‘home base’ van de offshoremaatschappijen liggen opgeslagen. Die maatschappijen hebben bijna allemaal voor hun ‘home base’ hun heil gezocht in het Schotse Aberdeen. ,,Vaak krijgen wij dan ook hier een telefoontje voor het verzenden van een bepaald onderdeel naar bijvoorbeeld een boorschip, maar we zien dat onderdeel hier helemaal niet”, aldus Middendorp. In zo’n situatie kan hij bijvoorbeeld zijn collega in Aberdeen inschakelen voor het ophalen van het onderdeel bij de offshoremaatschappij en het verzenden ervan naar de haven van waaruit het boorschip wordt bevoorraad.

,,Meestal gaat dat telefonisch of per fax”, legt Middendorp uit. ,,De meeste reders en offshoremaatschappijen hebben namelijk een vast aantal leveranciers waar ze bepaalde onderdelen kunnen krijgen. Zij bellen hen dan en laten ze weten dat het onderdeel wordt opgehaald voor verzending. Vervolgens bellen ze de luchtvrachtexpediteur en geven hem opdracht het bestelde onderdeel binnen een paar uur over te brengen naar het schip.” Het betekent in de meeste gevallen dat de expediteur een vervoerder inschakelt om het onderdeel bij de leverancier op te halen of met hem regelt dat hij het zelf naar het vliegveld brengt. In sommige gevallen gaat er zelfs een medewerker van de expediteur met het vliegtuig mee (ongeacht naar welke bestemming in de wereld) om het pakket persoonlijk aan de scheepskapitein te overhandigen. Vooral in gevallen van twijfel over de efficiency van vervoerders en expediteurs op de plaats van bestemming wordt het pakket persoonlijk overhandigd.

Obstakels

De procedure is simpel verteld, maar er gaat niet zelden veel werk aan vooraf. ,,Allereerst merken we dagelijks dat de leveranciers van dergelijke onderdelen het bewuste object meestal niet op de plank hebben liggen. Ze moeten dat eerst vervaardigen en dat kost dus tijd”, begint Middendorp de opsomming van de mogelijke obstakels bij het regelen van een zending. Dergelijke situaties hebben hem geleerd niet eerst te gaan zoeken naar een passende luchtverbinding, maar primair het vervoer van het onderdeel vanaf de toeleverancier naar de luchthaven van vertrek te regelen.

Eigenlijk maakt het hem niet eens zoveel uit wat er opgehaald moet worden en bij welk metaalverwerkend of onderdelenproducerend bedrijf, want volgens Middendorp hebben die bedrijven meestal weinig inzicht in hetgeen er voor het regelen van het transport gebeuren moet. ,,Vaak komt het voor dat wij contact met ze opnemen om te vragen wat de afmetingen en het gewicht zijn van het bestelde onderdeel en dan reageren ze met ‘ik heb net de telefoon neergelegd van het gesprek met die reder. Je denkt toch niet dat ik nu al weet wat er gebeuren gaat?’. Maar als dat onderdeel binnen 48 uur of nog eerder in bijvoorbeeld de haven van Colombo in Sri Lanka moet zijn of ergens in Zuid-Amerika, willen wij wel graag weten wat we moeten gaan vervoeren.”

Het gevolg is dan uitvoerig telefonisch overleg met de aanstaande leverancier, dat ook vaak gepaard gaat met overleg met de opdrachtgevende rederij. ,,We krijgen hier bijvoorbeeld regelmatig een Griekse reder aan de lijn, die voor tussentijdse reparaties aan zijn schepen stalen buismateriaal gebruikt van een Nederlandse buizenleverancier”, geeft Middendorp als voorbeeld. ,,We hebben er inmiddels ervaring mee, dus we kunnen met een vaste contactpersoon bij die leverancier afspreken wie de buizen waar naar toe brengt. Bovendien kan hij ons al vrij snel informeren over de afmetingen en het gewicht van de zending.” In zo’n geval verloopt de afwikkeling van de luchtvrachtzending meestal gladjes. Vaak is het anders. ,,We moeten nogal eens zaken doen met een toeleverancier die op het moment dat de opdracht verstrekt wordt, nog niet weet waaruit de zending zal bestaan. Dan wordt het dus een probleem om toch alvast vrachtruimte in een lijnvliegtuig te reserveren.” Het overkomt Middendorp bijvoorbeeld wel eens dat de reder een onderdeel bestelt waarvan het gewicht normaliter een paar honderd kilogram is. Maar de fabriek voegt daar speciale bouten en moeren, steunen en verlengstukken bij en nog wat technische documentatie. Het pakket blijkt dan al gauw uit meer dan een collo te bestaan en het oorspronkelijke gewicht wordt soms fors overschreden. Maar dat is nog niet alles.

,,Soms merken we pas bij aankomst van het pakket op het vliegveld van verzending dat we met een heel andere lading te maken hebben dan we oorspronkelijk dachten.” Middendorp wijt dat aan het feit dat sommige leveranciers van scheepsonderdelen slechts een vaag idee hebben van bijvoorbeeld het gewicht van een zending. ,,Als we er naar vragen, krijgen we te horen dat het een ton of twee, drie weegt. Ze verontschuldigen zich dan door op te merken dat ze zelf geen weegschaal hebben. Dus weten ze niet precies welk gewicht het pakket heeft dat aanstonds in het vliegtuig moet worden geladen.”

Voor een luchtvrachtexpediteur is dat min of meer een ramp. Als hij iets moet verzenden met een gewicht van twee ton en de afmetingen ervan wijken niet te veel af van een pallet, kan hij een planning maken. Maar als het produkt 1.000 kg zwaarder is of buiten de pallet uitsteekt, dan deugt er niets van de planning en is de kans aanwezig dat het onderdeel niet kan worden verzonden.

Ook hebben de leveranciers van scheepsonderdelen vrijwel geen beeld over hoe goederen in een toestel worden vervoerd. Middendorp: ,,Dat kan weer een nadelig effect hebben op hun manier van produceren en verpakken”. De forwarder moet daarin adviseren, wat soms resulteert in het advies een bepaald onderdeel in twee delen uit te voeren, zodat het in het laadruim van het vliegtuig past. Middendorp wijst er op dat vooral het hebben van een omvangrijk internationaal netwerk van collega’s een belangrijk hulpmiddel is. ,,Als ik midden in de nacht een concern-collega uit zijn bed bel om te regelen dat hij de volgende ochtend het pakket inklaart en het vervolgens bij het schip laat afleveren, is dat een heel andere benadering dan wanneer ik een min of meer vreemde agent moet benaderen.” MSAS Cargo International prefereert een netwerk van eigen kantoren boven een netwerk van agenten. ,,Eigen mensen staan voor je klaar, aangezien we allemaal volgens dezelfde regels en opvattingen werken”, stelt directeur Box. Agenten werken daarentegen zelfstandig en moeten volgens Box vaak eerst worden overgehaald om het werk op dezelfde manier uit te voeren.

JAN VAN DE NES