Toen het Noordzeekanaal, van IJmuiden naar Amsterdam, werd gegraven, is KVSA opgestart. KVSA bestaat al 144 jaar en heeft dus veel ervaring in de havenwereld. Naast hun logistieke expertise, werkt ze intensief aan digitalisering. Jeroen van der Veen, Manager Business Development & IT en Bob Schrover, International Sales Executive werken samen bij KVSA om oplossingen te bedenken voor de problemen die bij bedrijven in de haven spelen die hun werk efficiënter en makkelijker maakt.
Maritieme operatie
Schrover: ‘Onze kracht is dat we de dagelijkse maritieme operatie snappen en die praktisch verbinden aan de processen van bedrijven in de haven; de nautische werkelijkheid en hun operatie. Hoe kunnen we met automatisering het werk van de die werknemer op de kade makkelijker maken? Hiervoor hebben we de digitale applicatie SHIPM8 gelanceerd die ervoor zorgt dat de administratieve rompslomp aanzienlijk vermindert en alle informatie beschikbaar is voor alle medewerkers in een bedrijf. Bovendien is SHIPM8 beschikbaar voor iedereen die in de haven werkzaam is tegen een acceptabele prijs.’
In november 2018 zijn ze begonnen met het ontwikkelen van SHIPM8. Een paar maanden geleden is de applicatie officieel geïntroduceerd. Schrover: ‘De aanleiding om SHIPM8 te introduceren is de behoefte vanuit onze klanten. SHIPM8 bestaat uit allerlei onderdelen die belangrijk zijn voor bedrijven uit de haven; havenbedrijven, toeleveranciers, nautische dienstverleners en agenten. Een bedrijf dat momenteel al met deze applicatie werkt, haalt bijvoorbeeld voordeel uit het automatiseren van het werk van de roeier in dienst. De roeiers die de boot aan wal leggen en ze vastmaken, voeren nog veel handmatige handelingen uit op kantoor; het plannen en registreren van hun werkzaamheden. Zij moeten hun informatie uit verschillende systemen halen. Deze handelingen werden voorheen op papier of in een Excel-sheet vastgelegd. Via SHIPM8 zorgen we ervoor dat die handelingen automatisch worden ingepland en verwerkt en zo in één keer doorstroomt naar een factuur.’
Eigen terminals
Schrover zegt dat het een extra voordeel is dat de dienstverlener hun eigen terminals als proeftuin kan gebruiken om SHIPM8 te testen. ‘De opbouw van SHIPM8 bestaat voor negentig procent uit dezelfde invulling voor alle bedrijven: scheepsinformatie, wereldwijde havenbezoeken, kostenberekening en realtime posities. Deze negentig procent zorgt ervoor dat de applicatie betaalbaar is, omdat wij deze inhoud maar een keer hoeven te ontwikkelen en vervolgens kunnen delen met elk bedrijf. De overige tien procent maken wij passend aan de hand van de wensen van het bedrijf en verzekert de klant van de persoonlijke aandacht die hij van ons gewend is. Van der Veen zegt dat het vooral belangrijk is dat SHIPM8 bereikbaar is voor iedereen: van zzp’er tot multinational. ‘Ons doel is om iedereen eenvoudig digitaal samen te laten werken en data te delen. Hiermee krijg je je eigen organisatie op de rit, maar communiceer je ook eenvoudiger met klanten en dienstverleners, dus bijvoorbeeld agenten die communiceren met sleepbootmaatschappijen.’
Data delen
Het grootste verschil vergeleken met andere software is, volgens Van der Veen, dat KVSA het koppelen en uitwisselen van informatie niet als een extra optie ziet, maar dat dit de basis is van SHIPM8. ‘Alles wat in SHIPM8 zit, is uit te wisselen met andere systemen of met andere partijen via allerlei communicatiekanalen. We willen niet dat bedrijven alleen maar met SHIPM8 gaan werken. We hebben een API-koppeling die ervoor zorgt dat bestaande software, waar bedrijven al mee werken, gekoppeld worden aan SHIPM8.’ Schrover vult aan: ‘Stel dat je de facturen in SHIPM8 maakt, maar je werkt met een boekhoudprogramma buiten SHIPM8, zorgen wij dat die facturen in dat programma komen.’
Drie stappen
Wanneer je als bedrijf aan de slag wil met SHIPM8 zijn hier maar drie stappen voor nodig. Schrover: ‘De eerste stap is het inventariseren van de wensen van de klant. Hoe willen zij het gebruiken en hoe past de applicatie in hun operatie? In deze fase spreken wij ook iedereen die ermee gaat werken, van de mensen op de vloer tot het management. De tweede stap is het op maat maken van de applicatie. Hier stemmen wij af met de klanten of wij hun wensen juist hebben verwerkt in de applicatie. De eindgebruikers moeten iets hebben waar zij mee uit de voeten kunnen. Deze wensen worden heel gedetailleerd uitgewerkt. Hoe wil je gegevens invoeren: typen of een muisklik? De derde stap is de applicatie testen en finetunen. Dan wordt ook de laatste feedback van de klant verwerkt en data uit oude systemen overgezet naar SHIPM8. Daarna kunnen ze aan de slag. Deze stappen kunnen binnen drie maanden uitgevoerd worden, afhankelijk van de wensen van de klant. SHIPM8 kan op verschillende devices gebruikt worden, door in te loggen op een portal.’ Van der Veen: ‘Hierdoor kunnen de mensen die buiten lopen met hun mobiele telefoon direct in contact komen met mensen op kantoor bijvoorbeeld om informatie uit te wisselen. Even snel een foto maken van een gevaarlijke situatie op de kade bijvoorbeeld. Deze wordt meteen aan een dossier toegevoegd, waardoor deze informatie voor de klant en het bedrijf zichtbaar is.’
Beginfase
Schrover: ‘Momenteel werken vier Nederlandse bedrijven met SHIPM8; het is snel gegaan in deze afgelopen paar maanden. Bij elkaar zijn dat bijna tweehonderd gebruikers, aangezien iedereen in de organisatie gebruikmaakt van SHIPM8. We bieden drie verschillende abonnementsvormen aan: sailer, officer en captain. Zo is er voor iedereen een bijpassend pakket. Tijdens de testfases zijn we erachter gekomen dat veel gebruikers weinig computerervaring hebben. Maar doordat we goed luisteren naar de wensen van de klanten hebben zij nooit een gebruiksaanwijzing nodig om ermee te werken. We bevinden ons in de beginfase. Maar er is al wel interesse vanuit verschillende andere landen. De data die we in de afgelopen tijd verzameld hebben zijn wereldwijd en niet locatiegebonden, dus uitbreiding buiten Nederland is zeker ons doel. Het is de planning dat we na de zomer ook onze internationale klanten op de hoogte stellen.’
SHIPM8 wordt aangevuld met bestaande producten van KVSA. Van der Veen: ‘Waaronder bijvoorbeeld ook de marktplaats voor rederijen waar vraag en aanbod samenkomen. Deze samenvoeging maakt het voor ons makkelijker, want het is eenvoudiger om één systeem te onderhouden dan vijf systemen. Maar ook de klanten die gebruikmaken van één van onze op zichzelf staande producten kunnen dan gebruik maken van meer functionaliteiten.’
Van der Veen benadrukt dat SHIPM8 specifiek gericht is op de havengemeenschap. ‘Daar zit onze kracht. Wij nodigen iedereen uit die enigszins geïnteresseerd is in deze ontwikkeling om met ons hierover te praten, om te kijken hoe SHIPM8 het verschil kan maken in hun dagelijks werk. Natuurlijk geheel vrijblijvend.’
In dit YouTube-filmpje wordt SHIPM8 in een minuut geïntroduceerd: https://www.youtube.com/watch?v=tYaneTWfdsU.
WeSupp
WeSupp gaat ook onderdeel uitmaken van SHIPM8. Van der Veen: ‘Deze applicatie draagt bij aan het verbeteren van de communicatie tussen de rederij, het schip van de rederij en de toeleverancier van proviand. In deze driehoeksverhouding is veel winst te behalen wat betreft de bevoorrading van schepen. WeSupp zorgt voor kennisdeling. Zo heeft de rederij realtime inzicht wat er gebeurt aan boord qua bevoorrading. Het schip heeft realtime inzage in beschikbaarheid en prijzen van producten bij leveranciers. Leveranciers hebben direct contact met de rederij zodat hun rekening netjes betaald wordt. Door de intelligente software werkt het bestelproces veel makkelijker. Op basis van de ingevoerde informatie stelt het systeem een bestelling samen. Die informatie is: aantal dagen, aantal mensen, algemene voedingswaarden, maar ook voorkeuren voor gerechten, omdat een westerse crew anders eet dan een Filipijnse crew.’ Schrover vult aan: ‘De app registreert ook wat ze nog op voorraad moeten hebben. Rederijen waar wij gemeten hebben, verspillen zo’n 15 tot 20 procent doordat dingen over datum gaan waar ze niets van weten.’
Dit verhaal is aan u verteld door KVSA.
BRAND STORIES
Bedrijven en organisaties in de logistiek zitten vol inspirerende en informatieve verhalen. In Brand Stories worden deze door hen rechtstreeks aan u verteld.
