Daarmee etaleren we met een aantal collega’s tot in de late uurtjes onze krijgskunsten. Maar dit keer komt het er niet van. Want al snel komt er een nieuwe golf met berichtjes de app-groep binnenstromen. Er is kennelijk een nieuwe update van het spel van ruim 16GB met een gemiddelde downloadtijd van 3,5 uur, en die had niemand van tevoren gedownload en geïnstalleerd. Teleurgesteld leggen we onze controllers terug op tafel en gaan we maar iets anders doen. ‘Game over’ voor vanavond.

Dit jaar zal voor de douane in het teken staan van de invoering van het Douane Management Systeem (DMS). Met DMS zal Nederland een volgende stap zetten in de automatisering van douaneprocessen. Invoer, uitvoer, maandaangiften, dat alles zal binnenkort met het nieuwe DMS moeten worden gedaan. Maar wat gaat dat betekenen voor het bedrijfsleven? Moeten bedrijven hun ERP-systemen aanpassen? Wat moet er worden gedaan met de bestaande douane-systemen en de reeds bestaande interfaces? Hoe moet het berichtenverkeer met de douane worden vormgegeven als we straks naar (meer) real-time reporting gaan? Vragen waarop het antwoord niet altijd duidelijk is. Het enige wat echt duidelijk is, is dat het DMS er gaat komen. En dat bedrijven dus in actie moeten gaan komen.

En dat laatste is waar de schoen wringt. Want niet zo lang geleden zaten we in een soortgelijke situatie, met de brexit. De douane heeft toen met man en macht geprobeerd het bedrijfsleven te informeren over de aanstaande wijzigingen en de impact die deze zouden gaan hebben op de handelsstromen van en naar het VK. Vreemd genoeg maakte vrijwel niemand gebruik van de beschikbare informatiebronnen, helpdesks en webinars. Tot 1 januari 2021, toen het eigenlijk al te laat was. Alle lijnen overbelast, niemand bereikbaar en zendingen stonden massaal vast.

Hetzelfde dreigt met het DMS te gebeuren. Hoewel er nog veel onduidelijk is, is de douane al volop bezig met het informeren van het bedrijfsleven over de wijzigingen die eraan zitten te komen, zodat bedrijven tijdig de benodigde aanpassingen kunnen maken aan hun systemen. Aan de kant van het bedrijfsleven blijft het ondertussen relatief stil. Aan de advieskant merken we dat bedrijven soms vragen naar de status van het DMS, maar zien we maar weinig bedrijven actief hun systemen voorbereiden op de aanstaande wijzigingen. Zodoende stevenen we mogelijk af op het ‘brexit-effect’. Als het DMS straks live gaat, gaat iedereen massaal de douane bellen, de douane-agenten achtervolgen en de douane-adviseurs mailen. Maar dan is het eigenlijk al te laat en is de schade door stilstaande zendingen, boze klanten en oplopende kosten niet te overzien.

Je moet het dak repareren als de zon schijnt. Dat aloude spreekwoord geldt voor de updates van Call of Duty, maar ook voor de komst van het DMS. Ga dus alvast kijken wat de impact van het DMS gaat zijn op je systemen en je handelsstromen. Dat scheelt je straks waarschijnlijk een hoop frustratie, kosten en lange avonden om alles recht te trekken. En als je die avonden dan toch vrij hebt, kom dan gerust eens langs op Caldera. Gezellig potje knallen.