Met meer dan een miljoen aangiften per jaar is Portmade een speler van formaat. Om die stroom van aangiften goed te beheren is het bedrijf bezig met een nieuwe digitaliseringsslag. Gecentraliseerde vrijgeving is daarin het einddoel.

‘Dat is zowel een intern als extern proces’, zegt Hermans. ‘Enerzijds proberen wij intern de papierenstroom tot nul te reduceren, terwijl we tegelijkertijd samenwerken met port community systems als Portbase om nog sneller over de aangfitegegevens te beschikken.’

Brexit

Die efficiëntie is hard nodig. ‘Als Brexit doorgaat zal het aantal aangiften in Europa naar verwachting met 40% groeien. Voor ons betekent dat een stijging van 400.000 aangiften per jaar’, licht Hermans toe.

Voor de interne digitalisering heeft het bedrijf een team van IT’ers aangesteld die onderzoeken hoe de workflow verder kan worden geoptimaliseerd. Daarbij gaat het om vermindering van het printwerk en efficiëntere computeropstellingen met grotere schermen, maar ook om modernisering van databases en het gebruik van het Internet of Things.

Bij voorkeur ontvangt Portmade de ladinggegevens live. Door de opmars van container tracking wordt dat steeds beter mogelijk. ‘De ontwikkeling van de slimme container is vanuit douane-opzicht ontzettend interessant. Als we kunnen zien waar de lading is, zorgt dat voor veel efficiëntere planningen. Wij roepen overheden daarom op om zo snel mogelijk 5G-internet te introduceren. Zonder kunnen we die data niet live verwerken, omdat de bandbreedte van 4G te klein is.’

Eén locatie

Uiteindelijk wil het bedrijf naar een model van ‘centralized clearance’ toe. Dat betekent dat Portmade alle aangiften voor EU-lidstaten vanuit één locatie kan verwerken. Nu doet het bedrijf dat nog op vier gescheiden locaties in Antwerpen, Rotterdam, Zeebrugge en Luik.

‘Idealiter zouden we aangiften vanuit de meest gunstige lidstaat verwerken. Dat is Nederland, omdat de douane het bedrijfsleven hier erg goed faciliteert. De vergunning voor centrale aangifte hebben we al, maar op dit moment is de ontwikkeling ervan afhankelijk van de wijze waarop de EU haar douaneregels zal uitrollen. We hopen in 2025 zover te zijn’, zegt Hermans.

Portmade is een Belgische aanbieder van douaneservices, die naast de verwerking van douane-aangiften ook veterinaire en fytosanitaire keuringen, gasmetingen en logistieke diensten verricht. Als onderdeel van de vernieuwingsslag zal het bedrijf per januari nieuwe branding doorvoeren. De ondernemingen Portmade Customs en Portmade worden dan samen onder de vlag van Portmade geschaard. In Nederland zal deze verandering per 1 april 2020 van kracht worden, compleet met nieuw AEO-certificaat.