Zeventig is een gemiddelde, want het aantal vrachtauto’s schommelt enorm. Aan het eind van elk kwartaal krijgt de logistiek dienstverlener die de operatie runt, soms drie keer zoveel orders als aan het begin van het kwartaal. De oorzaak ligt in de bonuscultuur van het high tech-bedrijf. Als de verkopers aan het eind van het kwartaal hun targets niet dreigen te halen, kijken ze welke producten nog op voorraad liggen en verzinnen daar fraaie acties bij. Met succes, want het aantal orders stijgt in korte tijd vaak tot grote hoogten.

De kwartaalpieken stelden de logistiek dienstverlener telkens weer voor een grote uitdaging. Hoe richt je je organisatie in op pieken waarvan de hoogte vooraf onvoorspelbaar is? Hoe zorg je ervoor dat het aantal beschikbare mensen en middelen in pas loopt met het aantal orders? De logistiek dienstverlener in kwestie spreekt over het ‘managen van leegloop’. Als het distributiecentrum 2.500 orders verwacht en er 3.000 ontvangt, is dat nog wel op te vangen. Dan blijft iedereen even een uurtje langer doorwerken. Als daarentegen slechts 2.000 orders binnenkomen, lopen een groot aantal mensen niets te doen. Dan wordt de operatie opeens wel erg duur.

De meeste warehouse management systemen (WMS) bieden nauwelijks ondersteuning voor capaciteitsplanning. Ze zijn niet in staat om vooraf uit te rekenen hoeveel mensen met welke competenties op welke afdeling nodig zijn om het aantal orders binnen de vastgestelde randvoorwaarden (vertrektijden van vrachtauto’s bijvoorbeeld) zo efficiënt mogelijk te verwerken.

Dat is misschien ook niet zo vreemd, want om een dergelijke planning te kunnen maken, is input nodig over het verwachte aantal orders. En veel warehouses en distributiecentra stellen nooit de vraag hoeveel orders ze denken te krijgen. Ze schikken zich in een dienstverlenende rol en zien wel wat ze binnenkrijgen. En wat aan orders binnenkomt, wordt netjes afgewerkt, hoe lang dat ook duurt.

Wat de meeste WMS-systemen wel goed kunnen, is het efficiënt afhandelen van die dagelijkse order stroom. Ze rekenen uit welke orders het beste gecombineerd kunnen worden tot batches. Ze bepalen wat de kortste looproute is langs de picklocaties die een orderpicker moet bezoeken. Ze ondersteunen gebruikers bij het slim vrijgeven van taken, zodat loop- en rijafstanden beperkt blijven. Dankzij technieken zoals barcodescanning of voicepicking maken orderpickers minder fouten, zodat bedrijven minder tijd kwijt zijn met het herstellen daarvan.

Wat WMS-systemen ook goed kunnen, is het berekenen van de productiviteit van elke orderpicker. Dankzij barcodescanning wordt het tijdstip van elke handeling exact vastgelegd, zodat eenvoudig is uit te rekenen hoeveel picks per uur iedereen haalt. Op basis van diezelfde cijfers kunnen WMS-systemen ook uitrekenen hoelang het nog duurt voordat de resterende orders zijn afgehandeld. Dat stelt gebruikers in staat om tijdens de dag de operatie bij te sturen, bijvoorbeeld door mensen van een minder drukke naar een drukke afdeling te sturen.

Dat is echter wat anders dan een week of nog langer vooruit een planning maken, zoals in veel fabrieken wel gebeurt. Daar vindt wekelijks een MRP-run plaats, waarbij MRP staat voor material requirements planning. Tijdens zo’n run berekent een ERP-systeem hoe groot de behoefte aan materialen, mensen en middelen voor de komende tijd is. Er zijn WMS-leveranciers met ‘labour management systemen’ die de mogelijkheid bieden om dergelijke technieken ook in het warehouse toe te passen. Meestal gaat het om van oorsprong Amerikaanse WMS-leveranciers, die er echter niet of nauwelijks in slagen hun labour management systemen in Europa aan de man te brengen. Ondanks de hoge arbeidskosten en de moeite die het soms vergt om geschikt personeel te vinden, leggen bedrijven hun prioriteiten elders.

De logistiek dienstverlener uit het begin heeft dergelijke technieken wel toegepast. Na enig aandringen geeft het hightechbedrijf nu elke maand een vraagvoorspelling met een horizon van drie maanden. Op basis daarvan berekent de logistiek dienstverlener hoeveel orders hij mag verwachten, hoeveel manuren daarmee zijn gemoeid en hoeveel mensen op een moment operationeel moeten zijn. Die cijfers gaan niet alleen naar het uitzendbureau, maar ook naar de heftruckleverancier die ervoor zorgt dat het aantal beschikbare heftrucks mee veert met het aantal orders. In tegenstelling tot veel branchegenoten heeft dit bedrijf wel wat opgepikt van de wijze waarop productiebedrijven met planning omgaan.