‘Supply chains in de zorg mogen wel wat robuuster’

Rijksuniversiteit Groningen

Tijdens de coronacrisis is dr. ir. Paul Buijs, assistant professor sustainable logistics aan de Rijksuniversiteit Groningen, met zijn team bijgesprongen om als control tower voor Noord-Nederland op te treden bij de herverdeling van medische hulpmiddelen.

Wat heb je gedaan op logistiek gebied tijdens de coronacrisis?

Normaal werk ik als universitair docent aan de universiteit. Vrijdag 13 maart zou ik naar Amerika vliegen. Maar dat ging niet door omdat Trump een travelban afkondigde. Dus toen heb ik mijn sabbatical gebruikt om me met de distributie van mondkapjes bezig te houden. Ik mocht me aansluiten bij een team dat in Noord-Nederland in kaart bracht hoeveel persoonlijke beschermingsmiddelen de zorginstellingen in huis hadden, zoals de verpleeghuizen, gehandicaptenzorg, ziekenhuizen, revalidatiecentra en huisartsen. Het team bestond vooral uit mensen uit de zorg en spande zich in om de schaarse middelen die binnenkwamen te verdelen, zodat de zorgcontinuïteit gewaarborgd bleef.

Wat was de grootste logistieke uitdaging?

De zorg is enorm gefragmenteerd. Er zijn ontzettend veel kleine zorginstellingen, er is een aantal heel grote ziekenhuizen en daar zit ook nog van alles tussenin. Iedereen heeft zijn eigen processen voor voorraadmanagement, inkoop en logistiek. De vraag naar mondkapjes ging fors omhoog en tegelijkertijd droogde de invoer ervan op. Sommige partijen probeerden dat op te lossen, bijvoorbeeld door zelf naar de bouwmarkt of Kruidvat te gaan. Maar voor ons was de grootste uitdaging om eerst in kaart te krijgen waar zich nog spullen bevonden en wie hoeveel nodig had.

Via een ouderwets Excel-overzicht?

Aanvankelijk wel. Maar we hebben direct na het eerste weekend een webportal in elkaar gezet. Excel is niet erg geschikt om data-analyses te doen. Er was in het begin best wat weerstand tegen het gebruik van dat webportal, want het is nieuw en onbekend. Dat snap ik ook wel. Iedereen zat in een zware crisis, en dan wordt ook nog eens gevraagd om een nieuw soort webformulier in te vullen in plaats van een Excel-sheet wat je goed kent. In het webportal konden zorginstellingen data opgeven als het ging om voorraad en dagelijks verbruik van mondkapjes, beschermingsbrillen, handschoenen, schorten, handgel, dat soort dingen. Zo konden we precies zien hoeveel dagen voorraad de individuele instellingen nog hadden. En waar de nood het hoogst was. Het voordeel van het portal bleek, dat de data relatief schoon binnenkwam. Bij Excel gaat er bij het invullen vaak het nodige mis.

Wat zou je met de kennis van nu de volgende keer anders doen?

Je merkt dat het in crisistijd moeilijk is om dingen te veranderen. Eerst vroegen we om een bepaald type mondkapje, maar dat werd eigenlijk niet of nauwelijks gebruikt. Dus dat hebben we veranderd voor een type dat wel gebruikt werd. Daarna kregen we opnieuw veel weerstand, het moest toch weer anders. Zuivere data zijn essentieel, maar toch hebben we nooit zuivere data gehad. Als iemand zegt ‘ik heb nog tienduizend mondkapjes’, wat betekent dat dan precies? Tienduizend mondkapjes in de hele instelling of in het centrale magazijn? Het is heel belangrijk, maar in de praktijk bijna niet te doen, om data echt goed uit te vragen. Er zijn weinig zorginstellingen die een geïntegreerd voorraadsysteem hebben waarin ze zo kunnen zien hoeveel mondkapjes ze nog op voorraad hebben. Mensen moeten soms maar de kasten opentrekken om te kijken wat er nog ligt.

Hoe kunnen we dat punt volgende keer verbeteren?

De robuustheid van supply chains is nog niet zo goed ontwikkeld in de zorg. Instellingen hebben vaak weinig voorraad gehad doordat ze op hun distributeur vertrouwden. Er was dus geen backup plan.

Veel zorginstellingen hebben hun supply chains van belangrijke materialen niet in kaart. Als bijvoorbeeld door de brexit hun vaste leverancier van slangetjes voor een nierdialyse apparaat onverhoopt niet kan leveren, kan het zijn dat een complete afdeling vastloopt. Doordat ze niet direct een alternatief hebben. Een goede supply chain-analyse om potentiële zwakheden te ontdekken, is voor de zorg een enorme uitdaging. Je weet immers niet wat de volgende crisis is. Misschien is er dan wel geen tekort aan mondkapjes, maar aan injectienaalden.

Hoe zag de ketenregie er in de eerste coronagolf uit?

Ons team functioneerde als een control tower avant la lettre voor Noord-Nederland. Zorginstellingen hadden normaliter hun eigen inkoop, maar veel waren afgesneden van bevoorrading.

Wij werden het doorgeefluik van het Landelijke Consortium Hulpmiddelen naar de instellingen in de regio. Als iemand grotere voorraden had, konden we het voorstel doen om die in te zetten bij instellingen die het nog harder nodig hadden.

Zou je die control tower-functie volgens dezelfde principes kunnen gebruiken bij de distributie van het coronavaccin?

Alle betrokkenen in zo’n proces moeten snappen wat hun rol is. Daar kan je de logistieke kennis van supply chain visibility inderdaad goed bij gebruiken.

Magazine

Dit interview is onderdeel van een serie portretten over logistieke lessen uit de corona pandemie, gemaakt door TKI Dinalog in samenwerking met Nieuwsblad Transport. Lees het hele magazine hieronder:

‘Supply chains in de zorg mogen wel wat robuuster’ | NT

‘Supply chains in de zorg mogen wel wat robuuster’

Rijksuniversiteit Groningen

Tijdens de coronacrisis is dr. ir. Paul Buijs, assistant professor sustainable logistics aan de Rijksuniversiteit Groningen, met zijn team bijgesprongen om als control tower voor Noord-Nederland op te treden bij de herverdeling van medische hulpmiddelen.

Wat heb je gedaan op logistiek gebied tijdens de coronacrisis?

Normaal werk ik als universitair docent aan de universiteit. Vrijdag 13 maart zou ik naar Amerika vliegen. Maar dat ging niet door omdat Trump een travelban afkondigde. Dus toen heb ik mijn sabbatical gebruikt om me met de distributie van mondkapjes bezig te houden. Ik mocht me aansluiten bij een team dat in Noord-Nederland in kaart bracht hoeveel persoonlijke beschermingsmiddelen de zorginstellingen in huis hadden, zoals de verpleeghuizen, gehandicaptenzorg, ziekenhuizen, revalidatiecentra en huisartsen. Het team bestond vooral uit mensen uit de zorg en spande zich in om de schaarse middelen die binnenkwamen te verdelen, zodat de zorgcontinuïteit gewaarborgd bleef.

Wat was de grootste logistieke uitdaging?

De zorg is enorm gefragmenteerd. Er zijn ontzettend veel kleine zorginstellingen, er is een aantal heel grote ziekenhuizen en daar zit ook nog van alles tussenin. Iedereen heeft zijn eigen processen voor voorraadmanagement, inkoop en logistiek. De vraag naar mondkapjes ging fors omhoog en tegelijkertijd droogde de invoer ervan op. Sommige partijen probeerden dat op te lossen, bijvoorbeeld door zelf naar de bouwmarkt of Kruidvat te gaan. Maar voor ons was de grootste uitdaging om eerst in kaart te krijgen waar zich nog spullen bevonden en wie hoeveel nodig had.

Via een ouderwets Excel-overzicht?

Aanvankelijk wel. Maar we hebben direct na het eerste weekend een webportal in elkaar gezet. Excel is niet erg geschikt om data-analyses te doen. Er was in het begin best wat weerstand tegen het gebruik van dat webportal, want het is nieuw en onbekend. Dat snap ik ook wel. Iedereen zat in een zware crisis, en dan wordt ook nog eens gevraagd om een nieuw soort webformulier in te vullen in plaats van een Excel-sheet wat je goed kent. In het webportal konden zorginstellingen data opgeven als het ging om voorraad en dagelijks verbruik van mondkapjes, beschermingsbrillen, handschoenen, schorten, handgel, dat soort dingen. Zo konden we precies zien hoeveel dagen voorraad de individuele instellingen nog hadden. En waar de nood het hoogst was. Het voordeel van het portal bleek, dat de data relatief schoon binnenkwam. Bij Excel gaat er bij het invullen vaak het nodige mis.

Wat zou je met de kennis van nu de volgende keer anders doen?

Je merkt dat het in crisistijd moeilijk is om dingen te veranderen. Eerst vroegen we om een bepaald type mondkapje, maar dat werd eigenlijk niet of nauwelijks gebruikt. Dus dat hebben we veranderd voor een type dat wel gebruikt werd. Daarna kregen we opnieuw veel weerstand, het moest toch weer anders. Zuivere data zijn essentieel, maar toch hebben we nooit zuivere data gehad. Als iemand zegt ‘ik heb nog tienduizend mondkapjes’, wat betekent dat dan precies? Tienduizend mondkapjes in de hele instelling of in het centrale magazijn? Het is heel belangrijk, maar in de praktijk bijna niet te doen, om data echt goed uit te vragen. Er zijn weinig zorginstellingen die een geïntegreerd voorraadsysteem hebben waarin ze zo kunnen zien hoeveel mondkapjes ze nog op voorraad hebben. Mensen moeten soms maar de kasten opentrekken om te kijken wat er nog ligt.

Hoe kunnen we dat punt volgende keer verbeteren?

De robuustheid van supply chains is nog niet zo goed ontwikkeld in de zorg. Instellingen hebben vaak weinig voorraad gehad doordat ze op hun distributeur vertrouwden. Er was dus geen backup plan.

Veel zorginstellingen hebben hun supply chains van belangrijke materialen niet in kaart. Als bijvoorbeeld door de brexit hun vaste leverancier van slangetjes voor een nierdialyse apparaat onverhoopt niet kan leveren, kan het zijn dat een complete afdeling vastloopt. Doordat ze niet direct een alternatief hebben. Een goede supply chain-analyse om potentiële zwakheden te ontdekken, is voor de zorg een enorme uitdaging. Je weet immers niet wat de volgende crisis is. Misschien is er dan wel geen tekort aan mondkapjes, maar aan injectienaalden.

Hoe zag de ketenregie er in de eerste coronagolf uit?

Ons team functioneerde als een control tower avant la lettre voor Noord-Nederland. Zorginstellingen hadden normaliter hun eigen inkoop, maar veel waren afgesneden van bevoorrading.

Wij werden het doorgeefluik van het Landelijke Consortium Hulpmiddelen naar de instellingen in de regio. Als iemand grotere voorraden had, konden we het voorstel doen om die in te zetten bij instellingen die het nog harder nodig hadden.

Zou je die control tower-functie volgens dezelfde principes kunnen gebruiken bij de distributie van het coronavaccin?

Alle betrokkenen in zo’n proces moeten snappen wat hun rol is. Daar kan je de logistieke kennis van supply chain visibility inderdaad goed bij gebruiken.

Magazine

Dit interview is onderdeel van een serie portretten over logistieke lessen uit de corona pandemie, gemaakt door TKI Dinalog in samenwerking met Nieuwsblad Transport. Lees het hele magazine hieronder: