Digitaal inzicht in je logistieke en operationele processen is broodnodig om als bedrijf toekomstbestendig te zijn. Het mkb kan hierin volgens de kenners nog wel wat stappen maken. NT hield afgelopen week een webinar in samenwerking met ABN Amro om de digitale uitdagingen en best practices van logistieke mkb-bedrijven te bespreken.

Te gast waren, naast Ulehake, Tony Faro (directeur Braanker Logistics), Wout van den Heuvel (beleidsadviseur Digitalisering en Innovatie TLN) en Bart Banning (sector banker Transport en Logistiek ABN Amro).

Mensen vrijspelen

‘De tijd van een PDF overtypen is wel voorbij. Dat proces kun je heel snel digitaliseren’, zei Ulehake. ‘Als directie moet je een strategie hebben die digitalisering voorop zet. Daardoor kunnen we mensen vrijspelen voor werkzaamheden waarbij we liever mensen aan de knoppen hebben zitten. Dat is ook goed voor de ontwikkeling van je medewerkers. Mensen willen graag zingeving in hun werk en problemen oplossen voor de klant.’

‘Digitalisering of eigenlijk data gedreven werken is geen thema meer of iets waar je mee moet beginnen. Het maakt integraal onderdeel uit van het ondernemerschap’, vindt Van den Heuvel.

‘Het raakt alle aandachtsgebieden. Digitalisering optimaliseert niet alleen ladingstromen en warehouses, maar ook financiële processen, zoals e-invoicing, wagenparkbeheer, rijgedrag en ondersteuning van chauffeurs en realtime communicatie met klanten. Voor elk proces bestaat wel een goede IT-oplossing. Dit maakt het onderwerp echter wel complex. Het gaat er dus om hoe je als organisatie de juiste informatie uit al die data haalt’, waarschuwt de TLN’er.

Dashboards

Ulehake: ‘Wij hebben dashboards voor klanten die elke maandag automatisch worden verzonden. Daarin staat precies wat we gepresteerd hebben. Klanten kunnen desgewenst ook een automatisch overzicht krijgen met welke orders er die dag geboekt zijn. Daarvoor hoeven we alleen een vinkje aan te zetten. Soms bieden we de klant een service waarvan hij niet eens wist dat het bestond. Zo hadden we een klant die moeite had om de logistieke kosten aan de juiste afdeling toe te wijzen. Dat hebben we met een bestaande oplossing voor hem kunnen automatiseren, zodat zijn projectadministratie eenvoudig op orde bleef. Dat is een quick-win waarvan een klant blij wordt. Hoe meer data we aan de voorkant van hem krijgen, hoe beter wij hem kunnen verrassen met slimme oplossingen.’

‘Met dit soort opties kun je de klant inderdaad inzichten geven waarmee je je onderscheidt als logistiek dienstverlener’, merkte Banning op. ‘Je kunt samen kijken wat er nodig is om het proces te verbeteren.’ Ook kun je de data gebruiken om te zien of je genoeg marge maakt op een klant, betoogde Van den Heuvel. ‘Misschien wil je eigenlijk wel afscheid van hem nemen of een prijsverhoging doorvoeren. Je wilt die besluitvorming dan echter wel stoelen op data en niet op je onderbuikgevoel.’

Ulehake: ‘We zitten nu in een offertetraject met een klant. Die stond met zijn oren te klapperen over hoeveel we van hem wisten: misschien wel meer dan de inzichten die hij zelf heeft over zijn operatie. Dan kun je een goed model neerleggen hoe we service gaan verlenen, via procesoptimalisatie op basis van data. We verbeteren zijn logistieke proces. Met die aanpak zijn we voorloper.’

Financiële gegevens

Het zou voor transportbedrijven handig zijn om de financiële gegevens met één druk op de knop uit een systeem te kunnen laten rollen. ‘Dat staat inderdaad hoog op het wensenlijstje’, vertelde Ulehake. ‘Toch krijgen de operationele zaken in de huidige krappe arbeidsmarkt vaak voorrang. Ik kan zelf wel die financiële gegevens uit het systeem krijgen, maar dat gaat nog niet automatisch. Daarin maken we nu strategische keuzes om operationele data voorrang te geven.’

Faro: ‘Dergelijke financiële data uit een systeem krijgen lijkt soms wel eens makkelijk. We hebben echter te maken met verschillende software-oplossingen en modaliteiten. Dus het is een behoorlijke uitdaging om daar de juiste data uit te halen. We hebben immers ook te maken met de hectiek van de dag, waardoor we wel eens met capaciteitsproblemen te kampen hebben. Dan lukt het niet altijd om direct een dergelijk nieuw project op te starten.’

Banning: ‘Dat de focus vaak op de operatie ligt, dat begrijp ik wel. Maar data worden steeds meer een levensader voor een bedrijf, wat betekent dat je er voldoende focus op moet leggen. Zonder de juiste financiële informatie weet je eigenlijk niet waar je bedrijf staat. Zeker in deze tijd van disrupties is het heel belangrijk om vooruit te kijken. Het is nog niet zo lang geleden dat de meeste bedrijven pas wisten hoe ze ervoor stonden een maand nadat die betreffende periode administratief was afgesloten.’

Cyberveiligheid

Hoe meer bedrijven met data werken, hoe belangrijker de cyberveiligheid wordt. ‘Daarom hebben we laatste een friendly hacker ingeschakeld’, vertelde Faro. ‘Hij is in ons netwerk gedoken om te kijken hoe goed dat is beveiligd. Gelukkig was het meeste in orde. Toch waren er zaken in de firmware van de servers niet altijd up-to-date. En verder doen we phishing-campagnes bij onze medewerkers. Dan sturen we een phishing-mail naar onze mensen om ze alert te maken. Als iemand er toch op klikt, ziet hij direct hoe hij had kunnen zien dat het om een phishingmail ging en waarom hij niet had moeten klikken.’

Toch is de praktijk bij digitalisering van processen soms ingewikkelder dan het lijkt. Van den Heuvel: ‘Een PDF naar elkaar mailen vind ik nog altijd een vorm van papieren verwerking. We moeten met elkaar de stap zetten naar data delen tussen systemen. En toch krijgen we iets simpels als de elektronische factuur nog steeds niet voor elkaar. Datzelfde geldt voor de digitale vrachtbrief.’

Faro: ‘Wij zijn ook al een tijdje bezig met de e-cmr. Dat lijkt op het eerste gezicht de heilige graal. Maar er zijn zoveel partijen in de keten bij betrokken, dat is helaas niet snel te organiseren.’

Kijk het webinar terug:

U las zojuist één van de gratis premium artikelen

Onbeperkt lezen? Sluit nu een abonnement af

Start abonnement