In 2015 lanceerde Beurtvaartadres, distributeur van diverse logistieke oplossingen, een digitale vrachtbrief onder de naam Transfollow. Paul Knoop houdt zich sindsdien dagelijks bezig met de eCMR Transfollow. Hij begon als accountmanager en is inmiddels werkzaam als business unit manager Supply Chain bij Beurtvaartadres.

2015, dat is acht jaar geleden. Je zou zeggen dat een digitale vrachtbrief vanzelfsprekend is in een digitale samenleving. Toch is het aandeel van de eCMR in alle vervoersbewegingen nog maar een paar procent, hoe kan dat?

Toen ik zeveneneenhalf jaar geleden begon, had ik dezelfde reactie. Het klonk allemaal heel logisch en ik dacht: we doen dit met een sneltreinvaart de komende jaren. Maar je moet realistisch zijn, met miljoenen vervoersbewegingen en complexe ketens kost zoiets jaren.

Als ik het in 2016 over de eCMR had en ik zei dat het een digitale vrachtbrief was, kreeg ik de vraag: kan je die ook printen? Om maar aan te geven over hoe deze markt in elkaar steekt. Inmiddels weet iedereen wat een eCMR is. Wat mij betreft heeft de eCMR dan ook wel degelijk een vlucht genomen de afgelopen jaren. Er wordt op niveau over de eCMR geschreven, er wordt over gepraat op niveau, en we implementeren Transfollow op niveau bij grote organisaties in Nederland en in het buitenland.

Ik denk dat we soms met elkaar vergeten dat we een proces aan het vervangen zijn dat al decennia op papier gebeurt. Er zijn mensen die waarde hechten aan zo’n papiertje. Je ziet op meer vlakken dat de digitalisering moeilijk lukt. Kijk naar boeken, je kan digitale boeken kopen voor de e-reader, maar die aantallen komen nog steeds niet in de buurt van fysieke verkoop.

Waarom verwacht je dat de eCMR de komende jaren in aantallen wel een vlucht neemt?

Ik ga niet vertellen dat we enorm snel gaan en dat het op elke straathoek gebruikt wordt. Dat is niet zo. Ik denk dat het realistisch is dat het nog vijf jaar duurt voordat de helft van alle vrachtbrieven digitaal is.

Er is al veel beweging, partijen met een digitale visie zien ook de toegevoegde waarde van de eCMR in. Maar niemand móét morgen beginnen, want er is geen verplichting. Wij werken er met z’n allen aan, ook de andere leveranciers, om zoveel mogelijk partijen te overtuigen om die stap te gaan zetten.

Een vervoerder kan natuurlijk wel druk voelen als een verlader binnen zijn supply chain begint met de eCMR, maar zolang niemand zich verplicht voelt, zal de snelheid van adoptie altijd langzamer zijn dan wanneer het verplicht is. Dus binnen zo’n keten kan er wel druk ontstaan, maar vanuit de overheidswege is die er gewoon nog een stuk minder. Er zijn allerlei initiatieven gaande en de verwachting is dan ook dat dit bij zal dragen aan de snelheid van de eCMR adoptie in binnen en buitenland.

Het is ook niet realistisch om dan van een belangrijk transportland als Duitsland te verwachten dat zij een jaar na ratificatie een dichtheid in eCMR-gebruik hebben van circa 75%. Daarin zou men kunnen leren van de opmars van de eCMR in Nederland en de verwachtingen enigszins kunnen bijstellen. Dat neemt niet weg dat het in andere landen natuurlijk sneller kan dan in Nederland waar wij al jaren voorop lopen in dit soort ontwikkelingen.

Waarom zouden transporteurs overstappen op een eCMR?

Met de eCMR ontvang je informatie sneller dan op papier. Als er in het proces dan fouten ontstaan, bijvoorbeeld het laden van de verkeerde goederen, dan kan men dit veel eerder opmerken en handelen dan op papier het geval is. De informatie is ook nauwkeuriger, omdat het bij alle partijen hetzelfde is.

De eCMR is nu geratificeerd in 33 landen. Niet zo lang geleden, waren dat er slechts een handvol. In het begin verliep de ratificatie stroef, de laatste jaren zien we dat het steeds sneller gaat. Landen onderschrijven steeds vaker, tenminste op politiek-strategisch niveau, dat zo’n eCMR van belang is om te gaan gebruiken.

Ook het volume aan vrachtbrieven dat klanten digitaliseren, in ieder geval als ik over onze organisatie praat, heeft mij verbaasd in positieve zin. Ik heb een hele lange periode gekend waarin iedereen klein begon. Sommige van onze gebruikers zitten nu op wel 300.000 zendingen op jaarbasis waar dat er eerst 5.000 waren.

We hebben gemerkt dat de complexiteit van het proces, dat die digitale vrachtbrief vervangt, groter is, dan we initieel met elkaar dachten. Het heeft meer impact. Het is daardoor ingewikkelder, maar heeft ook meer voordelen.

Hoe gaat het implementeren van een eCMR in zijn werk?

De eCMR is een vervanger van een papieren document. Dat klinkt simpel: je haalt het papiertje weg en je krijgt een document op je telefoon. Maar het heeft impact op het proces wat daarvoor en wat daarachter zit. Het heeft onder andere impact op een inkoopproces, op een operationeel proces.

Het stappenplan om een eCMR te implementeren hebben we gestandaardiseerd. Denk aan training van chauffeurs, het systeemlandschap met elkaar verkennen, bepalen waar koppelingen komen, hoe die koppelingen gebouwd worden. De werkwijze verschilt natuurlijk per organisatie, maar alle stappen die je moet zetten om te komen tot het gebruikmaken van een eCMR, dat is allemaal gestandaardiseerd binnen Beurtvaartadres.

Wij proberen het zo eenvoudig mogelijk te maken. Daar hoort voorlichting bij om te voorkomen dat bedrijven stoppen vanwege randzaken als een camera of slechte internetverbinding. Dat zijn geen harde vereisten.

Logischerwijs heb je een internetverbinding nodig om een eCMR te ontvangen op je device, maar de afhandeling daarvan kan ook zonder internetverbinding plaatsvinden. Alle wijzigingen worden lokaal opgeslagen en die worden toegestuurd op het moment dat je weer een internetverbinding hebt. Dat is essentieel om ervoor te zorgen dat je zo’n oplossing kan gebruiken, want je staat op plekken waar geen internet is of waar je in een warehouse staat.

Na zeveneneenhalf jaar is de conclusie wat mij betreft dan ook helder: de adoptie van de eCMR is een marathon en geen sprint. Ik hou daar persoonlijk wel van, de mooiste dingen in het leven kosten vaak net wat meer moeite om te bereiken. Ook na zeveneneenhalf jaar ben ik er nog steeds volledig van overtuigd dat de eCMR de standaard aan het worden is voor de logistiek.