Het pakket past zich aan het bedrijf van de gebruiker aan, is onafhankelijk van computersystemen, kan gebruik maken van boordcomputers van uiteenlopende leveranciers, kan met het bedrijf meegroeien en geeft inzicht in het kostenverhoudingen van diverse bedrijfsonderdelen, aldus G.J. Groot Jebbink, transportadviseur van Prodetis. Het programma werd gedemonstreerd op de beurs die tijdens het Bull-seminar over distributie in de jaren negentig werd gehouden.
Sefos omvat basismodules voor werkplaatsmanagement, voertuigmanagement, chauffeursadministratie en ritoptimalisatie. Elk van die basismodules heeft zes deelmodules. Voor werkplaatsmanagement zijn dat het beheer van de onderdelen van de werkplaats, de orderadministratie, het besteladvies voor onderdelen, de planning van de werkzaamheden in de werkplaats, een deelmodule voor werkplaatsopdrachten die werkbonnen maakt en de werktijden in de werkplaats registreert, alsmede een deelmodule voor het meten van de produktiviteit in de werkplaats.

Voertuigbeheer

De module voor het voertuigbeheer heeft deelmodules voor de aard van het wagenpark, voor kosten/baten-analyses die kunnen aangeven welke wagens onevenredig duur zijn in het gebruik, een module voor de levensloop van de wagens die de technisch sterke en zwakke punten van de wagens aangeeft, een module voor het brandstofbeheer, voor het beheer van de verzekering van de wagens en voor de slijtageverschillen van banden.
De basismodule voor chauffeuradministratie omvat een deelmodule voor het analyseren van de produktiviteit van chauffeurs, een deelmodule voor het optimaal inzetten van medewerkers, voor de berekening van werktijden, een deelmodule voor een premiesysteem in de beloning en een module voor de registratie van de EG-rijtijden. In deze module zijn de CAO- bepalingen opgenomen.
De laatste basismodule, voor ritoptimalisatie, bestaat uit deelmodules voor ritplanning, voor het uitrekenen van voorkeursritten op basis van kostenbesparing, voor ritanalyse met voor- en nacalculatie en het signaleren van knelpunten, voor automatische ritrapportage en registratie waar de wagens zich op elk gewenst moment bevinden, alsmede een deelmodule voor het uitrekenen van individuele klantresultaten op basis van kosten en opbrengsten per klant.

Bijstellen

Sefos geeft inzicht in de verhouding tussen kosten en baten in de vier deelgebieden die Sefos bestrijkt en geeft de gebruiker de mogelijkheid tot snel ingrijpen en bijstellen als dat nodig mocht zijn, aldus Groot Jebbink. Het programma maakt wanverhoudingen en knelpunten snel zichtbaar. Alle informatie en gegevens die in het programma worden ingebracht, worden automatisch opgeslagen in een databank. Die databank kan als uitgangspunt dienen voor de ondersteuning van marketing en management.
Informatie kan handmatig en electronisch worden ingebracht, van tachograafschijven of tachograaflezers, boordcomputers, tankautomaten, dagrapporten. Informatie die een keer wordt ingebracht, kan door het hele systeem worden gedistribueerd. Gebruikers kunnen zelf hun pakket kiezen, onafhankelijk van de bestaande apparatuur en programmatuur, aldus Groot Jebbink.
“Zij kunnen het gehele pakket nemen, een of meer basismodules of een aantal deelmodules daaruit, in de configuratie die voor hen bruikbaar is. De onderdelen die zij kiezen kunnen onderling worden gekoppeld en desgewenst worden gekoppeld aan bestaande computers.”