Er werken wereldwijd zo’n 2400 mensen bij Descartes die zich allemaal richten op de ontwikkeling van de logistieke software. ‘De volumes van onze klanten variëren van tienduizend tot miljoenen shipments per maand en ze gebruiken daarvoor onze TMS-oplossing. Zo heeft één van onze klanten, een grote elektronica-fabrikant, in totaal 2500 gebruikers die met ons systeem werken om al die shipments te organiseren’, vertelt Spruijt.
Alle vormen van transport
‘Het bijzondere aan onze oplossing is dat we alle vormen van transport afdekken. Het gaat zowel via de zeevaart, over de weg, per rail, door de lucht en ook voor pakketten. Veel bekende partijen bieden geen pakketten aan in hun TMS-systeem of ze beschikken niet over ons uitgebreide netwerk van aangesloten vervoerders.’
Descartes is al ruim vijfentwintig jaar bezig om een connectie te maken met al die honderdduizenden partijen. Het is onmogelijk om als individuele verlader dat zelf te organiseren, legt Spruijt uit. Hij noemt als voorbeeld de luchtvaartmaatschappijen.
‘Die hebben al lang geleden besloten om niet zelf rechtstreeks met klanten dataconnecties op te bouwen. Er is een beperkt aantal partijen met wie er data wordt uitgewisseld en als je via een airline wat wilt verschepen moet je dat maar via het systeem van die partijen doen om de data te kunnen krijgen. Wij zijn hierin de grootste aanbieder. Dat geldt eigenlijk voor alle modaliteiten, zo hebben we rechtstreeks connecties met alle ocean carriers. Die willen ook niet met alle partijen interfaces opbouwen, dan moet je maar gewoon hun website gebruiken. In ons geval hebben wij dus wel alle benodigde connecties voor automatische koppelingen. We halen ook data van douane en havens, you name it. Zo ondersteunen we het hele logistieke proces van klanten voor alle modaliteiten.’
Supply chain platform
Je moet Descartes overigens niet verwarren met een ‘digitale expediteur’, vertelt Spruijt. ‘We coördineren niets, we faciliteren wel alles wat er nodig is. Ons systeem helpt wel bij het maken van planningen en om zendingen te consolideren, waarna er automatisch berichten naar de benodigde partijen gaan en we data terugkrijgen. Je weet dus direct of een boeking is geaccepteerd, daarvoor zijn geen e-mails nodig. We leveren het platform voor de supply chain managers van verladers. Zij boeken de shipments en wij leveren de flow, visibility en automatische communicatie met alle betrokken partijen. Je hoeft dus niet software van allerlei verschillende partijen te gebruiken, alles zit bij ons in huis en is op elkaar afgestemd.’
Stel: een ziekenhuis in de Verenigde Staten bestelt een MRI-scanner bij een fabrikant, die Descartes gebruikt. ‘Ons systeem kijkt hoeveel shipments hiervoor nodig zijn en welke route die volgen. De boeking wordt automatisch bij de carriers gemaakt en de bevestiging komt terug in het systeem. De documentatie wordt automatisch gegenereerd en naar de carriers gestuurd. Die zendinggegevens, zoals ETA en containernummer, worden vervolgens ook weer direct in het systeem gezet door de carrier. De fabrikant heeft ten allen tijde realtime inzicht in de status van de zending.’
Realtime update
Zeker bij zo’n MRI-scanner is belangrijk om te weten wanneer het product aankomt. Soms moet een ziekenhuis hele gangen vrijmaken om het apparaat naar de juiste plek te kunnen krijgen. Dan moet de fabrikant daar ook op de juiste dag een projectmanager hebben die dat begeleidt en de hele tijd een realtime update krijgt van de aankomsttijd.
Spruijt: ‘Ook alle contracten staan in het systeem, dus de afspraken en tarieven zijn voor iedereen duidelijk. De factuurcontrole gebeurt dan ook automatisch via het systeem. Vrijwel alles is geautomatiseerd, zodat je onder de streep misschien maar vijf minuten administratie hebt per shipment in plaats van vele uren en je kunt alles doen via één workflow. Zo voorkom je ook dat verschillende afdelingen in verschillende systemen moeten werken, wat het risico op verschillen veroorzaakt. Nu weet je zeker dat alle beschikbare data op één plek staat en altijd actueel is.’
Dit verhaal is aan u verteld door Descartes.
BRAND STORIES
Bedrijven en organisaties in de logistiek zitten vol inspirerende en informatieve verhalen. In Brand Stories worden deze door hen rechtstreeks aan u verteld.
