Concreet houdt dit in dat deze gegevens in de bedrijfsadministratie moeten worden opgenomen, daar minstens 52 weken moeten worden bewaard en bij een controle voor de toezichthouder toegankelijk moeten zijn. Over dat laatste is onlangs in een zaak die ik in behandeling had veel te doen geweest.

De transporteur in kwestie werd onderworpen aan een zogenaamd herhalingsbezoek, waarbij over een periode van vier weken werd onderzocht of alle data compleet waren. Volgens het bedrijf was er geen vuiltje aan de lucht. Men had sinds het eerste onderzoek flink geïnvesteerd in de nodige hard- en software, zodat alle tachograaf- en bestuurderskaartdata telkens automatisch werden gedownload en opgeslagen. En dan geraadpleegd en geanalyseerd konden worden. De onderneming zag nadat alle gevorderde data waren aangeleverd de uitkomsten van het onderzoek met vertrouwen tegemoet, en was dan ook verrast dat de inspecteur nog diezelfde dag aangaf dat de nodige data ontbraken.

Zoekend naar een verklaring werd de inspecteur uitgenodigd langs te komen om de ontbrekende data alsnog in ontvangst te nemen. De onderneming had zich voor dat bezoek goed voorbereid en alle data (nogmaals) uit haar software gehaald en klaargezet in een mapje op het bureaublad. Samen met de inspecteur werden deze data bekeken en op een USB-stick gezet. In de veronderstelling dat alles in orde was, hoorde de onderneming vervolgens een tijdje niets. Na een paar maanden kwam de inspecteur langs met de resultaten van het onderzoek. En wat schetste de verbazing. Er bleken alsnog 54 dagen te ontbreken; data die niet aan de inspecteur zouden zijn overgelegd. De consequentie loog er niet om. Een boete van ruim twee ton!

En dat terwijl de ondernemer alles compleet dacht te hebben. En daar had ie op zich wel gelijk in. Wat bleek. In de software van de ondernemer waren alle data compleet. Geen dag miste. Alle blokjes waren groen. Het kon dan ook niet anders dan dat er in de transactie van deze software via de usb-stick naar die van de inspecteur iets mis was gegaan. Een menselijke dan wel softwarematige fout? De onderneming haalde alles uit de kast en vocht de boete tot aan de rechter aan. Helaas zonder succes. De reden? Aan het onderzoek van de inspecteur wordt door de rechter doorslaggevende waarde gehecht. Als die stelt dat er een zorgvuldig onderzoek is gedaan en uit de eigen analyse-­software is gebleken dat niet alle data aanwezig zijn, dan is dat voldoende om aan te nemen dat de administratie van de onderneming ondeugdelijk is. Zelfs al zijn alle data in de eigen software zichtbaar en beschikbaar. Indien deze data uiteindelijk niet bij de inspecteur terecht komen, loopt de onderneming het risico om een forse boete te krijgen voor het niet voeren van een deugdelijke registratie.

Conclusie: zorg er als transportbedrijf niet alleen voor dat de benodigde hard- en software aanwezig zijn om digitale data te downloaden, te analyseren en te bewaren, maar ook dat bij een controle de juiste data aan de inspecteur kunnen worden overlegd. Roep eventueel de hulp in van een IT-specialist. Zo kan je torenhoge boetes voorkomen.